在实施信息化建设项目之前，我们做过一些调查，发现许多企业上了ERP系统和电子商务系统，但成功的却不多，他们失败的主要原因是缺乏需求分析或需求不全。
谈起需求，真是千头万绪，不知从何处入手。管理人员在谈需求时，往往只谈管理过程，而IT技术人员最想了解的是每项管理需要什么，要产生什么结果。为了尽快了解整个系统的需求，笔者通过认真研究，认为实施企业信息化要“以理顺数据流为出发点”。

如何理顺公司的数据流

企业信息化作为一个严密的信息系统，数据处理的准确性、及时性和可靠性是以各业务环节数据的完整和准确为基础的。企业信息化建设中有一句老话：“三分技术，七分管理，十二分数据”，信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理。因此，理顺公司的数据流是企业信息化建设成功的关键之一。
信息化建设是对企业管理水平进行量化的过程，企业的管理水平是信息化的基础。管理是一种思路，这种思路可以用数字来表示，当这些数字形成数据流时，也就表示了这一管理思想的过程，理顺了数据流也等于理顺了管理。IT技术人员通常不了解管理思路，但对数据流却相当熟悉，这就有利于IT技术人员开发符合要求的软件产品。
企业信息化就是利用技术的手段将先进的企业管理思想融入企业的经营管理中，在这个过程中将最终实现对财务、物流、业务流程、成本核算、客户关系管理及供应链管理等各个环节的科学管理。因此要明确部门间哪些数据需要共享，哪些数据要上报集团领导，哪些部门需要获取外部的知识或信息，企业的哪些数据需要对外发布和宣传，哪些数据需要保密，二级公司要与总部交换哪些数据等等。
为了理顺公司的数据流， 我们对集团领导、每个部门及每个子公司采用不同的问卷调查的方式进行调查，并要求提供数据方提出数据的格式及数据的产生方式，由需求方进行确认。当数据流理顺后，相应的业务管理流程也就一目了然 ，管理流程也就理顺了。

统一规划 分步实施

为了使系统能够运行完好，信息必须做到完整、准确、一致、及时。这就有必要对整个系统进行统一规划。在保证各个数据流畅通的前提下，达到消除“信息孤岛”，实现各个子系统的高速、高效互联，达到信息共享和网上数据交换，提高信息传递效率。
要根据数据流的类型、层次等要求进行统一编码。这样有利于整个系统的集成，方便系统的信息跟踪与查询。
系统实现采用分步实施方法，首先根据三种数据流，分步建立相应的子系统，再在子系统之上建立信息交换平台（也可称为：内部网站）。
第一步是统一财务数据流。在集团总部及各二级公司使用相同的财务软件，要求所有财务报表的格式相同，各二级公司定时将财务报表通过网络传给集团总部的财务部。
第二步是统一业务数据流。要统一业务数据流就是面向职能部门的信息化，物业集团与业务有关的系统主要是售楼系统和租赁系统。 这两个系统在市场上都有现成的软件，但这些系统同公司的要求都存在一定的差距，为了节省时间，我们买来现成的软件进行二次开发，保证集团总部与二级公司数据的实时性和一致性。
第三步是统一企业管理数据流，即在企业管理的各个环节和各个方面，建立与管理有关的子系统。如：人事子系统、工会子系统、档案子系统、产权管理子系统。
第四步是建立信息交换平台，该平台将各个子系统的数据统一到一个平台上。所有应用系统只需与信息交换平台有接口，使得以上各个子系统的数据能方便有效地流动。该系统采用了B/S结构，操作方便。该平台除集成了以上子系统外，还集成了Exchange Server电子邮件系统、BBS系统、公文管理、会议管理、信息管理、领导查询、互联网信息收集等功能。
总之，信息化建设要有效地了解需求，分析需求要分析管理过程，数据流是管理过程的数字描述，因此，理顺了数据流也就理顺了管理过程。与此同时，必须建立明确的责任制度，保证在数据操作的各个环节都有专人负责。 在项目启动时，企业往往有全面开花的思想，想各个环节同时实施，认为这样能尽快上线，结果欲速则不达。据笔者的经验，分步实施的效果最佳。先集中精力解决好各个子系统，再实现模块的集成。